8 VERNEPLEIEREN NR 1 - 2022 TEMA: JOURNALSYSTEMER n Fagkonsulentene Steinar Nevland og Wenche Emblem jobber i Radarveien og forteller gjerne om sine erfaringer ved anskaffelse av nytt journalsystem. Noe av det første de gjorde var å forhøre seg med andre for å høre om de hadde noen positive erfaringer de kunne dra nytte av. - Vi som driver med omsorg er ikke dataeksperter, konstaterer Steinar. En viktig bit av historien er at Radarveien gjennom lengre tid hadde hatt et samarbeid med en annen leverandør. Dette samarbeidet ble avsluttet, da de ikke fikk det til å fungere. - Vi lærtemye av det, sier Steinar. - Hva lærte dere? - Vi lærte at vi må være tydeligere og stille klare spørsmål om hva vi trenger og hva skal vi ha, sier Wenche. Nyttige erfaringer Erfaringene var nyttige, og de ledet dem inn på et annet spor. Lærdommen kom godt til nytte for å stake ut en ny kurs. Denne gangen gikk de grundig til verks. De leide inn en prosjektleder for å jobbe fram en kravspesifikasjon, der oppgaven var å levere et egnet journalsystem. - Det var en omfattende jobb og kravspekken ble på hele 30 sider. Den var spesifikk på alle våre faglige rutiner og at vår egenart skulle ivaretas, sier Steinar. Bred involvering av alle ansatte Å jobbe systematisk med kravspekken ble en øyeåpner for personalet i Radarveien. For å sikre god brukervennlighet inviterte Radarveien hele organisasjonen inn i denne prosessen. Istedenfor å søke etter hva utviklere kunne tilby, snudde de om og stilte spørsmålet: Hva trenger vi? Svaret var: brukervennlighet. Anbudsprosessen Etter at kravspekken var ferdig og anbudet lyst ut, lå det en to-trinns prosess til grunn for å velge leverandør. Etter en innledende kvalifiseringsrunde, gjaldt det neste runde å vise at man kunne levere på behovene. I første runde var flere av de store leverandørene med, men bare Omhu fullførte i den neste. - Omhu leverte veldig bra på hele prosessen, og langt utover det vi forventet, sier Steinar. - Alt er ikke komplett og ferdig, som med alle digitale verktøy forandrer det seg hele veien. Lover og fag utvikler seg, og da er også systemene ferskvare, legger Wenche til. At bare var én leverandør kunne innfri, kan virke overraskende. - Hva kan være årsaken til at det bare vare én aktør som kunne levere på det dere trengte? Er dere for små? - På en måte er vi små, sier Steinar, som tror aktørene undervurderer omfanget og dermed ressursene som må brukes for å levere egnede verktøyer. Hvis man sammenligner antallet tjenestemottakere, er det Slik gjorde de det i Radarveien Grundig og systematisk arbeid med en kravspesifikasjon la grunnlaget for et lykkelig valg av nytt journalsystem i Stiftelsen Radarveien i Oslo. Tekst og foto: Siv Bjelland «Alt er ikke komplett og ferdig, som med alle digitale verktøy forandrer det seg hele veien» Fagkonsulent Steinar Nevland
RkJQdWJsaXNoZXIy MTQ3Mzgy